Mötesplats
Boka på, boka avoch boka om.
Fulla kalendrar är både ett gissel och en realitet. Ändå dyker det mellan varven upp en inbjudan som får oss att flytta på något annat. Vad står det i den? Vi hjälper dig att hitta det som gör mötet angeläget för dem du vill samla och skapa ett innehåll som håller vad inbjudan lovar.
Prata mötesplats med ossArvinge hjälper företag och organisationer att skapa egna mötesplatser. Det kan vara ett kundevent eller en partnerträff, ett seminarium kring ett rapportsläpp eller ett rundabordssamtal där en fråga undersöks gemensamt. Vi utvecklar också återkommande forum där deltagarna kan fortsätta arbetet från ett möte till nästa.
Kundevent och partnerträffar
Tar beställningar och avstämningar det mesta av tiden med kunderna? En kunddag ger plats för det som sällan hamnar på mötesagendan. De får träffa varandra. Viska högt om problem och utmaningar. Klämma och känna på lösningar och möjligheter.
Vi tar reda på vilka frågor programmet ska kretsa kring. Teori blandat med praktik. En demonstration kan följas av ett samtal om hur det som visas skulle fungera i deltagarnas egen verksamhet. Partners kan bidra med kunskap som kompletterar det ni själva kan.
Dagen kan stå för sig själv eller vara början på flera träffar. Efteråt finns konkreta frågor att återkomma till. Kanske börjar nästa uppdrag med något en kund säger i pausen.
Seminarier och rapportsläpp
Ni har kunskap som fler borde få syn på. Kanske finns den i en rapport, kanske hos människor som arbetar med frågan varje dag. Vad behöver en beslutsfattare förstå? Håller slutsatserna när någon med en annan erfarenhet granskar dem?
Vi läser in oss och bygger programmet kring det som är värt att diskutera. Väljer vilka resultat som behöver förklaras och vilka som förtjänar en motfråga. Den som har skrivit rapporten kan möta någon som arbetar med frågan i praktiken. De får gärna dra olika slutsatser. Vi förbereder samtalet så att oenigheten hjälper publiken att förstå mer.
Det kan också börja med något ni ännu inte vet. Vi hjälper till att formulera frågan och undersöka den. Det ni upptäcker kan bli skälet att bjuda in. Efter seminariet finns både resultaten och reaktionerna att arbeta vidare med. Kanske i en artikel där en invändning från publiken undersöks närmare.
Rundabordssamtal
Sex personer runt ett bord. Alla med olika kompetenser och erfarenheter. Ett gemensamt mål, men kanske olika uppfattningar om vägen dit. Någon behöver förstå varför en förändring är nödvändig. En annan har sett liknande försök misslyckas. Det är värt att låta dem prata med varandra.
Vi hjälper dig att sätta samman gruppen och ringar in vad samtalet ska leda till. Deltagarna får frågor att fundera på i förväg. Vad som får återges utanför gruppen kommer vi överens om före samtalet. Vid bordet håller samtalsledaren riktningen, ber om exempel och fångar upp sådant som annars lätt passerar. Vad menar du med svårt? Vad skulle få dig att ändra uppfattning?
Efteråt samlar vi slutsatserna i ett underlag. Det ska framgå vad ni kan gå vidare med och var uppfattningarna fortfarande skiljer sig åt. Allt behöver inte vara löst för att nästa steg ska bli konkret och tydligt.
Arvinges roll
Det här tar vi hand om
Du kanske har ämnet klart och vet vilka du vill samla. Eller så vill du först låna Arvinges penna för att formulera varför någon ska komma. Vi bestämmer tillsammans vad du vill lämna till oss och vad ni gör själva.
Programmet ska få ett skarpt innehåll och de medverkande förberedas. Någon ska skriva inbjudan och bygga sidan där deltagarna anmäler sig. Det kan vi ta hand om.
Genom vårt nätverk kan vi hitta personer som tillför något till just din fråga. Någon med erfarenhet från verkligheten du vill förstå, eller ett perspektiv som saknas i samtalet. Vi tar kontakten och undersöker om de vill medverka.
På plats håller vi ihop genomförandet. Talaren vet vad som händer efter pausen och tekniken är testad innan första gästen kommer.
Hur vill du använda mötet i din fortsatta kommunikation? Det planerar vi för redan från början. En film behöver förberedas före inspelningen. En artikel blir bättre om någon har fått i uppgift att lyssna efter det som förtjänar att berättas. Tillsammans bestämmer vi också hur mötet ska följas upp, så att ni kan bedöma vad det gav i förhållande till målet.
Omfattningen följer behovet. Du ska veta vad som ingår och vem som ansvarar för vad.
FAQ
Frågor och svar
Vad är skillnaden mellan ett rundabordssamtal och ett seminarium?
Ett rundabordssamtal följer en förberedd struktur och leds av en samtalsledare. Alla deltagare bidrar till innehållet. Gruppen är mindre och sammansatt för att belysa en fråga utifrån olika erfarenheter. Välj det när du vill undersöka något tillsammans och behöver höra hur andra resonerar.
Vårt upplägg Ledtrådsdetektiver är ett undersökande rundabordssamtal där deltagarna arbetar med ett eller flera konkreta exempel och prövar sina förklaringar mot ett gemensamt underlag.
Ett seminarium samlar en publik kring ett förberett program. Det ger utrymme att presentera kunskap och låta olika uppfattningar mötas inför fler. Publikens frågor behöver få påverka samtalet, även om alla inte kommer till tals.
Formaten går också att kombinera. Ett rundabordssamtal kan hjälpa er att hitta frågorna som ett seminarium senare ska handla om.
När passar ett slutet möte bättre än ett öppet event?
Deltagarna kan behöva tala om sådant de inte vill säga inför en publik. Det kan handla om ett beslut som ännu inte är fattat eller erfarenheter som är svåra att dela offentligt. Då behöver alla veta vilka som deltar och hur det som sägs får användas efteråt. En stängd dörr räcker inte för att skapa förtroende.
Ett öppet event passar när fler ska få tillgång till kunskapen och möjlighet att delta i diskussionen. Valet handlar om vad frågan kräver och vad deltagarna behöver för att kunna bidra.
Hur kan ett rapportsläpp bli mer än en presentation?
Välj ut den slutsats som får störst betydelse för dem du bjuder in. Vad behöver de förstå för att kunna använda kunskapen i sitt arbete? Låt den frågan styra programmet. Hela rapporten behöver inte rymmas på scen.
Ge också plats åt invändningar som förtjänar ett ordentligt svar. Konsensus har inget egenvärde. Deltagarna ska lämna mötet med bättre förståelse för vad resultaten betyder för deras egna beslut.
Hur bygger vi ett återkommande forum?
Välj en fråga som deltagarna har anledning att återvända till. Det kan vara en förändring i branschen som kräver nya beslut eller ett gemensamt problem som ingen löser på egen hand. Nästa träff behöver bygga vidare på det som kom fram vid den förra.
Mellan träffarna kan nya erfarenheter tillkomma genom deltagarnas arbete eller genom att frågan utvecklas i omvärlden. När de ses igen finns nya erfarenheter att diskutera.
Arvinge utvecklar upplägget och håller ihop arbetet mellan träffarna. Vi följer upp de frågor som blir kvar och låter deltagarnas erfarenheter påverka nästa program. Hur ofta forumet samlas beror på frågan och vad deltagarna behöver få ut av nästa träff.
Prata med oss
Vad har dui tankarna?
Berätta vilka du vill samla och varför. Du behöver inte ha ett färdigt upplägg. Det kan vi tänka fram tillsammans.
Prata mötesplats med oss
Johan Zetterstedt
Pär Johansson